Herhangi bir olayın nasıl, ne zaman, nerede ve ne şekilde meydana geldiğini, nasıl sonuçlandığını tespit eden kısa yazılara denir.
Bir durumun meydana gelişini anlatan, taraflarca imzalanan, taraflı olmayana bilgi ve belgeleri kapsayan yazılı belgedir.
Bu kapsamda tutanak hazırlanırken hiçbir şekilde kişisel görüş veye yorum içermemelidir. Tutanak en az 2 tarafından düzenlenir. Düzenlenirken kullanılan kağıdı ortalayacak şekilde “TUTANAK” ibaresi yazılarak tutanağa başlanır. Tutanak bittikten sonra en alt kısma soldan başlanarak kişilerin ad, soyad ve unvanları yazılır, imzalanır.
Tutanak bittikten sonra en alt kısmına; “Bu tutanak iki nüshadan ibaret düzenlenmiş olup, imza altına alınmıştır.” yazılarak sona erdirilir.
Tutanak Nerelerde Kullanılır?
Tutanak, olağan hayatın akışının dışında yer alan, herhangi bir olumsuzluğa yol açan, olayların işleyişini sekteye uğratan olaylar cereyan ettiğinde tutulmalıdır. Örneğin bir iş yerinde, herhangi bir çalışan, işyeri kurallarını çiğnediğinde, işveren tutanak tutar. Bu tutanak maddi durumu belirleyen ve itiraz halinde denetlenmesi gereken bir delil niteliğindedir.
“Tutanak Hazırlanırken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar:
• Tutanak mutlaka olayı gören, yaşayan ya da olay esnasında emir ve talimat veren şahıslar tarafından hazırlanmalı ve imzalanmalıdır.
• Tutanak metni olaydan haberdar olmayan kişiler tarafından asla imzalanmamalıdır.
• Tutanak en az iki kişi tarafından imzalanmalıdır.
• Olaya müdahale eden ya da şahit olan çalışanın tek başına olması durumunda; dilekçe, durum raporu, inceleme raporu, tespit raporu vb. bir raporla olayla ilgili detaylı bilgilerin aktarıldığı bir yazı hazırlanmalı ve ilgililere iletmelidir.
• Tutanaklar, bilgisayarla ya da kalemle yazılabilir.
• Tutanakta, A4 ya da A5 kâğıt kullanılabilir.
• Tutanak en az imzalayan kişi sayısınca çoğaltılmalı ve kaç nüsha çoğaltılmışsa bu sayı tutanakta belirtilmelidir.
• İmzalar mutlaka ismin üstüne atılmalıdır.
• Tarih, tutanağın kaç nüsha olduğunu belirten son cümledeki nokta işaretinden sonra bir satır boşluk bırakılarak yazılmalıdır.
• Tarih yazarken; (.) nokta, (/) eğik çizgi ya da açıkça ay adının yazımı şeklinde gerçekleştirilebilir. Kullanılan tarih biçimi: Gün, ay ve yıl şeklinde gösterilir.
• Olaylar anlatılırken, Türkçe dil bilgisi kurallarına, noktalama işaretlerine ve anlatım bozukluğu yapılmamasına dikkat edilmelidir.
• Yazımı bilinmeyen bir kelime ile karşılaşılması durumunda, Türk Dil Kurumu resmi internet adresi olan, http://www.tdk.gov.tr adresinden yararlanılmalı veya Türk Dil Kurumu tarafından yayınlanan Türkçe Sözlük ve İmla Kılavuzundan yararlanılmalıdır.
• Bir kurumuna ait kalıplaşmış kelimelerin kullanılması gerekmekte ise parantez içinde bu ifadeler açıklanmalıdır.
• Kısaltmalar kullanılırken herkes tarafından bilinmeyen; “CİK”, “İKM”, “İKBM” vb. kısaltmalar kullanılmamalıdır. Örnek: kapı altı(bina giriş)
• Teknik, tıbbi ya da uzmanlık gerektiren terimsel ifadeler kullanılırken mutlaka kelimenin geçtiği ilk yerde parantez içinde açıklama yapılmalıdır.
• Hazırlanan tutanak metni okunmadan asla imzalanmamalıdır.
• Gerekli durumlarda, tutanak olayla ilgisi bulunmayan bir başka çalışana okutularak, olayın dışında olan bir kişinin olayı nasıl anladığı anlaşılabilir.”
KAYNAKÇA
“-Adalet Bakanlığı,Resmi Yazışma Kuralları. Ankara, Eğitim Daire Başkanlığı.
AVUKAT ZANA ŞAHİN 